O Plano de Comunicação é um instrumento muito eficaz para facilitar a Gestão da Mudança em um projeto, reduzindo as resistências dos stakeholders envolvidos. A fim de elaborar algum formato de comunicação no projeto, responda antes algumas perguntas que devem orientar a elaboração de qualquer comunicação mais importante e estratégica no projeto:
• Qual é o propósito de sua comunicação?
• Qual é o público-alvo de sua comunicação?
• Quais são as necessidades e a atitude de seu público-alvo?
• Qual a “ideia central” ou a mensagem fundamental?
• O que espero conseguir com esta comunicação?
• O que desejo que os ouvintes pensem, sintam ou façam após a apresentação?
• Como devo considerar o ponto de vista das pessoas na apresentação?
• Que fatores externos moldam a forma como os ouvintes pensam?
• Os meus ouvintes serão receptivos, indiferentes ou resistentes à minha mensagem?
• O que minha audiência já sabe a respeito deste assunto?
• Quanto tempo minha audiência tem para me oferecer?
• Que nível de informação técnica os meus ouvintes podem compreender?
• Qual a minha credibilidade perante a audiência?
• Como posso emoldurar minha apresentação para transmitir maior credibilidade?
• Quais são os estilos dos meus ouvintes e como posso ajustar-me a eles?
• Qual o conteúdo da minha mensagem do ponto de vista dos meus ouvintes?
• Sou a pessoa certa para comunicar esta informação?
• Preciso associar documentos à minha comunicação?
• Que método de transmissão devo utilizar?
• É muito cedo ou muito tarde para enviar este documento?
• Que tipo de informação os meus clientes gostariam de ter nesta comunicação?
• O que há de interessante para a audiência na minha comunicação?
• Como meus ouvintes poderão retornar à comunicação gerada?
Quem quiser se beneficiar de uma ferramenta simples para responder estes itens é só acessar o handout bônus do Canvas de Comunicação. Ele possui cinco campos nos quais você descreve a audiência, entende o seu contexto e assim cria uma mensagem com muito mais empatia e lógica.
Com essas dicas você pode iniciar uma boa comunicação nos seus futuros trabalhos. E lembre-se sempre: o mais importante são as pessoas e a cultura onde elas estão inseridas. E aí, qual comunicação você irá planejar agora mesmo?
André Luiz Dametto é Sócio-Diretor da ALD Consultoria e lidera projetos de Treinamento Executivo e Coaching de Carreiras.
